Word中最終顯示標記和原始顯示標記的區別是甚麼？

Word技巧：最終顯示標記和原始顯示標記的區別是甚麼？

小夥伴留言問道，在Word2010最終顯示標記和原始顯示標記的區別是甚麼？

場景：公司銷售、HR、行政等需要進行Word文檔修訂的辦公人士。

問題：最終顯示標記和原始顯示標記的區別是甚麼？

解答：利用Word的修訂功能搞定。

首先要搞清楚“最終顯示標記”和“原始顯示標記”在哪裡？標記都在“審閱-修訂”裡面。如下圖：

首先要開啟這些標記，需要先將Word文檔變成可“修訂”狀態，只需要點擊“審閱—修訂”按鈕即可。（下圖箭頭處）

開啟修訂功能之後，如果你添加內容，比如在下圖中添加“第一章”就會紅色顯示，或者 刪除了“分體貌和心靈”文字，就會默認在批註欄顯示被刪除的文字。如下圖

這裡需要注意，Word文章是永遠顯示被修改過之後的狀態。說明Word默認的修訂狀態是“最終顯示標記”狀態。如果將其修訂為“最終狀態”，則Word文檔會顯示被修改後的“完美”狀態。

效果如下圖，將不會顯示添加或刪除的“痕跡”。彷彿文章本來就是這個樣子的。

但如果你將顯示狀態修改為：原始顯示標記，則Word文檔會顯示出沒修改之前的狀態，並標記出被修改後的批註。這種顯示標記非常類似出版社編輯修改原作者的稿件，比如刪除某些文字或段落，直接用劃橫線即可。下圖箭頭處。

如果將其設置“原始狀態”，則完美顯示文檔沒修改前的狀態。（實際上文檔已修改，只是查看方式為原始狀態，也就是我們所說的初稿），彷彿文檔沒有被修改過。

這樣你是否理解最終顯示標記和原始顯示標記的區別。但這裡有個很重要的問題，很多職場人士會誤以為“最終狀態”就是文章的最後編輯後的狀態，直接發給客戶或自己的經理同事，這樣懂Word文檔人可以輕易看到你曾經修改過那些內容

這種對於合同修改過的客戶反饋來說會感覺非常的差，甚至影響到和合約的簽訂。所以一般比較大的公司對外的文檔一律是PDF格式也包含了這個原因。那如果一定要Word文檔出去，如何判斷該文檔是修訂狀態呢？

首先需要記住一點，審閱修改過的文檔一定有一個“確認”的過程。也就是下圖中的“接受和拒絕按鈕”來確定文檔每一處的修訂確認。必須保證每一條都接受或拒絕。推薦大家再做接受和拒絕確認前，將此文檔進行備份。（下圖箭頭處）

確認完畢後，一定將“修訂”按鈕的燈“熄滅”，即沒有被按下去。（下圖箭頭處）

這樣就完成了，Word文檔的修訂修改工作。

總結：你可能會說怎麼這麼麻煩，還要用到修訂，直接改Word文檔不就完了嘛？Word的修訂功能主要是為了多人確認，以及團隊合作，對同一個Word文檔進行內容確認的過程，如果沒有修訂功能，靠人工檢查兩個文檔的修改也是非常麻煩的操作。當然Word也提供文檔的比較功能，但還是沒有直接使用修訂功能來得方便。

該技巧Word2010版本有效。