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發布於 2022-12-17 13:35

Excel技巧:如何將滿足條件的數據動態加載到另一個Excel表格?

如何將滿足條件的數據動態加載到另一個Excel表格?這個問題是個甚麼意思呢?

舉實際例子來說明一下。下圖中是一個項目相關的數據表格,這個表格會隨著項目的開展,後續的數據越來越多。注意看黃色單元格區域,計算審核量為空值,也就是沒有記錄。領導是不希望看到這些審計核量是空的數據,將“篩選”掉空值記錄的數據要呈現在一張新的表格上。最好能做到這個表格動態更新,新表格的數據也自動更新。

這個問題把我們QQ群的小夥伴難到了。其實簡單理解成,將一個Excel表格數據當成“數據庫”,用另外一個Excel表格去調取“數據庫”中的數據,調取的同時再做“數據處理”的操作。這類問題就是Excel非常強大的大數據處理的問題。今天也給大家分享一下,應該如何來“玩”!

場景:企業人事、財務、市場、項目部等需要大數據分析處理的辦公人士。

問題:如何將滿足條件的數據動態加載到另一個Excel表格?

解答:利用Excel的外部數據鏈接和SQL語句來搞定。

具體操作如下:注意作為“數據庫”的Excel表格,存儲的特點,表格沒有合併單元格,表名字需要確定。本例“數據庫”的表名為“項目進度”,保存關閉該Excel工作簿。(下圖 1處)表名在本例中非常重要,相當於“數據庫”名稱。

緊接著新建一個Excel工作簿(也就是領導需要看的那張表),在新Excel表格中去加載上面的“數據庫”這張表。點擊“數據---現有鏈接”(下圖 2 處),在新窗口中選擇“瀏覽更多”(下圖 3 處)

瀏覽更多打開之前的“數據庫”的Excel工作簿時,就會彈出下圖窗口,注意看名稱為“項目進度$”,(下圖 4 處)。這就是“數據庫”的名字。

點擊確定後,確定數據的工作模式為表。數據存放的起始位置為A1單元格。然後點擊“確定”按鈕。(下圖 5 處)

這個時候數據就從“數據庫”就讀取過來了。由於沒有做過任何數據處理,所以會原封不動的把“數據庫”的都讀取過來了。

接下來我教大家用SQL語句來進行數據的處理工作。 選中表格中任意一個單元格,然後點擊鼠標右鍵,在快捷窗口中選中“表格—編輯查詢”按鈕。(下圖 6 處)

在查詢窗口中,將“篩選”條件改成: select * from [項目進度$]where 計算審核量<>0   (下圖 7 處)

語句的意思是:選擇所有字段的數據 從數據庫名為“項目進度”的表中取 條件為 計算審核量不等0的數據。 寫語句的時候注意 數據庫的名稱要用中括號給括起來。

點擊確定後,就可以看到被“篩選處理”後的數據。而且即使“數據庫”數據增加,這邊也會自動動態增加。

點擊“表格工具--設計—刷新”按鈕。領導可以隨時查看他需要的數據。(下圖 8 處)

該技巧Excel2010版本及以上有效。